Como funciona o Portal de Projetos

Começando

Visão geral

O Portal de Projetos é o sistema de gestão de projetos da ALFA. Ele acompanha o projeto desde o cadastro executivo (vindo da proposta comercial) até o go-live: plano de atividades na metodologia MIA, equipe, alocação de horas, apontamentos, despesas, governança e indicadores.

Quem usa

Começando

Primeiros passos

Acesso

• Entre em projetos.alfahub.app.br com o e-mail e a senha da sua conta ALFA Hub. Em Esqueci minha senha você recebe um link de redefinição por e-mail.
• Depois do login o portal abre em Dashboards.
• A sessão expira após 24 horas; basta entrar novamente.

Menu e permissões

O menu lateral é organizado em Principal, Cadastros, Apontamentos, Despesas e Configurações. Cada item, aba e ação só aparece se o seu perfil tiver a permissão correspondente — por isso duas pessoas podem ver menus diferentes. Se faltar algo de que você precisa, peça ao administrador do portal.

Você enxerga os projetos dos quais participa (como membro, responsável por atividade ou com apontamentos). Perfis com visão ampla, como administradores e PMO, enxergam todo o portfólio.

Perfil e preferências

• No Perfil você altera nome, foto e senha. O e-mail é gerido pelo Hub.
• A aparência do portal (tema e densidade) pode ser ajustada nas preferências.
• Algumas telas, como Horas e Prestação de contas, oferecem um tour guiado na primeira visita.

Projetos

Portfólio

Em Projetos → Portfólio ficam todos os projetos que você pode ver, em uma grade com filtros, ordenação e busca.

• Código, nome, cliente, GP, status e saúde (saudável, atenção, crítico).
• Fase MIA atual, inferida a partir das atividades em andamento.
• Data de go-live e percentual de horas consumidas.
• Colunas opcionais de horas — vendidas, realizadas, saldo e alocadas — podem ser ligadas no painel Colunas da grade.
• Clique em um projeto para abrir a gestão do projeto.

ALFA e Moove. Os projetos são separados por organização de entrega. Um projeto é considerado Moove apenas com sinais explícitos (cliente Moove, GP Moove ativo ou marcação “Moove” no código/nome) — não basta ter um consultor Moove na equipe. Quem tem visão ampla pode filtrar o portfólio por organização.

Projetos

Criar um projeto

O botão Novo projeto no portfólio abre um assistente em quatro passos.

1. Cadastro executivo
2. Horas contratuais
3. Escopo e equipe
4. Revisão

1. Cadastro executivo

• Código (igual ao da proposta), nome, cliente e produto/solução são obrigatórios.
• Origem (novo cliente, base ou interno), tipo de projeto e status inicial (padrão: Planejamento).
• Marcos: Handover, Pré-kickoff, Kickoff e Go-live; objetivos e critérios de sucesso.

Código e cliente não podem ser alterados depois que o projeto é criado: eles vinculam o projeto ao contrato e à proposta comercial.

2. Horas contratuais

Registre as linhas que compõem as horas vendidas:

Toda linha com horas exige anexo (documento que comprova a venda ou o aditivo) e data. Na proposta inicial, a data assume o Handover se ficar em branco.

3. Escopo e equipe

Escolha o escopo padrão, que gera as atividades do Plano MIA, e defina o GP e os consultores ALFA da equipe.

4. Revisão

Confira o resumo e confirme. O portal abre o projeto recém-criado.

Projetos

Gestão do projeto

A página do projeto reúne o cadastro executivo, indicadores, horas, equipe, Plano MIA, governança e relatórios, organizados em abas.

Cadastro executivo

• Edite nome, origem, tipo, produto, status, objetivos e critérios de sucesso.
• Marcos (Handover, Pré-kickoff, Kickoff): o primeiro preenchimento é livre; alterar uma data já existente exige justificativa.
• A saúde do projeto não é editável — é calculada automaticamente (veja Alertas e saúde).

Alterar o go-live

O go-live não é editado no cadastro: use Alterar go-live, informando a nova data, a justificativa e um anexo. Cada alteração conta uma prorrogação, fica no histórico de go-live e gera um registro de governança (change request).

Indicadores

O custo realizado usa a taxa/hora do consultor vigente na data de cada apontamento, para que reajustes posteriores não alterem o resultado de meses passados.

Equipe

• Adicione membros ALFA (GP, PMO, consultores) e do cliente (GP cliente, key users).
• Alocar define quantas horas cada consultor pode apontar em cada atividade (mínimo de 0,25 h por linha). Não é possível reduzir abaixo do que já foi apontado.
• Alocação em lote: selecione vários membros, informe o total de horas por atividade e o portal divide entre eles, com ajuste fino antes de salvar.

Horas e apontamentos

• A aba Horas mostra o consumo e as horas contratuais do projeto.
• Históricos de outros sistemas podem ser importados (por exemplo, o Excel “Resumo de Horas por Projeto” do PSOffice), com de-para de atividades e profissionais; esses lançamentos entram como aprovados.
• A aba Apontamentos lista todos os lançamentos do projeto, com filtros e exportação para Excel.

Governança

Registre atas, riscos, change requests e outros documentos do projeto, com tipo e anexos. Riscos ativos influenciam a saúde do projeto.

Compartilhar com o cliente

Compartilhar link gera um endereço exclusivo do projeto para o cliente (veja Visão do cliente).

Projetos

Atividades e Plano MIA

O Plano MIA organiza as atividades por fase → etapa → macroatividade. Ele aparece no projeto e, de forma consolidada, em Atividades, com todas as atividades que você pode ver.

Carregar atividades do escopo

Carregar atividades lista as macroatividades do escopo padrão. As que já estão no projeto aparecem marcadas como “No projeto”; as obrigatórias têm o selo “Obrigatória”. Selecione as pendentes e confirme.

Campos principais

• Status, situação, natureza do escopo, criticidade e prioridade.
• Horas previstas, realizadas, saldo e consumo %.
• Prazo ALFA e prazo cliente; responsável ALFA e responsável cliente.
• Atividades que vieram do escopo padrão mantêm fase, etapa, nome e obrigatoriedade.

Andamento

1. Não iniciada
2. Em execução
3. Validação ALFA
4. Validação cliente
5. Concluída

• Uma etapa não avança enquanto as etapas anteriores não estiverem concluídas.
• Evidência obrigatória para concluir atividades obrigatórias, de criticidade alta ou com documentação esperada (PDF, documentos, imagens).
• Atividade bloqueada exige motivo, responsável e prazo de resolução.

Excluir atividade

• Obrigatórias exigem justificativa.
• Atividades com apontamentos são inativadas (o histórico de horas é preservado).

A soma das horas previstas não deve ultrapassar as horas vendidas. Se ultrapassar, o portal gera o alerta Horas planejadas excedidas.

Projetos

Alocações

Em Alocações você distribui horas das pessoas no calendário. Cada aba depende de permissão própria.

Férias e outras ausências contam de forma inclusiva — do primeiro ao último dia — e reduzem a capacidade do dia.

Projetos

Replanejamento

Alterações de cronograma com justificativa (como mudanças de marcos e go-live) chegam para aprovação em Projetos → Aprovação de replanejamento.

• Busque por projeto, atividade ou responsável e selecione um ou vários itens.
• Aprovar aceita a justificativa.
• Rejeitar exige explicar por que a justificativa não foi aceita.

Apontamentos

Apontamento de horas

Em Apontamentos → Horas o consultor lança as horas da semana em uma grade atividade × dia. Meus apontamentos resume suas horas e despesas.

1. Escolher projeto e atividade
2. Preencher a grade
3. Salva como rascunho
4. Enviar para aprovação
5. Aprovado ou rejeitado

Regras

Os erros aparecem junto da célula ou na linha “Total do dia”. A grade também oferece visão por dia, calendário, chips de horas rápidas, repetir dia e importação de planilha.

Aprovação de horas

Em Apontamentos → Aprovação de horas o aprovador vê os lançamentos enviados e aprova ou rejeita, individualmente ou em lote. Rejeição exige motivo; o lançamento volta editável para o consultor corrigir e reenviar.

Apontamentos

Ausências

Em Apontamentos → Ausência você registra períodos em que não estará disponível.

• Informe o período (dia inteiro, 8 h, ou horário específico), o tipo e a justificativa.
• Salve como rascunho ou envie para aprovação do PMO.
• Status: rascunho, aguardando aprovação, aprovado ou rejeitado.
• Ausências aprovadas reduzem a disponibilidade no mapa de alocações.

A aprovação fica em Apontamentos → Aprovação de ausências.

Apontamentos

Despesas

Prestação de contas

Em Despesas → Prestação de contas você cria um relatório de despesas do projeto e adiciona as linhas.

• Cada linha tem data, tipo de despesa, valor e comprovante anexado.
• Para deslocamento por quilometragem, informe os km e o valor é calculado.
• No projeto interno Escritório aparecem apenas os tipos de despesa de escritório; tipos de cliente dependem de permissão específica.
• Envie o relatório para aprovação quando estiver completo.

Aprovação de despesas

Em Despesas → Aprovação de despesas o aprovador abre cada relatório, confere as linhas e os comprovantes (que podem ser baixados em um único arquivo) e aprova ou rejeita — também em lote. A rejeição exige motivo.

Acompanhamento

Dashboards

Dashboards mostra os painéis disponíveis para o seu papel.

Acompanhamento

Alertas e saúde do projeto

O portal gera alertas automaticamente. Cada alerta tem severidade (crítico ou atenção) e leva ao projeto ou à atividade. Alertas podem ser marcados como cientes, inclusive em lote.

Saúde do projeto

Calculada automaticamente a partir dos riscos de governança ativos e dos marcos executivos atrasados. Prevalece o pior cenário: crítico > atenção > saudável.

Os alertas habilitados e os limites podem ser ajustados em Configurações → Alertas.

Acompanhamento

Relatórios

Em Relatórios você escolhe um relatório do catálogo, define os filtros e gera o resultado em tela, com gráficos e resumo.

Catálogo

• Status Report Executivo e Comitê/diretoria — saúde, contrato e margem.
• Acompanhamento de Projeto e Cronograma Físico — fase, responsável e go-live.
• Rentabilidade de Projeto (DRE) e Evolução da Rentabilidade.
• Orçamento de Horas por Recurso, Registro de Riscos e Marcos executivos.
• Despesas por Colaborador — nome, data, valor e tipo de despesa.

Relatórios com valores financeiros (venda, custo, margem) exigem permissão financeira.

Recursos

• Filtros de período, projetos e consultor, com filtros avançados e presets salvos.
• Clique em uma célula para ver o detalhe que compõe o número.
• Exportação em CSV, Excel e PDF e exportação em lote.
• Montagem de layout próprio, agendamento de envio por e-mail e histórico de gerações.

Administração

Cadastros

Administração

Configurações

Administração

Visão do cliente

O cliente acompanha o projeto sem precisar de login: o GP gera um link exclusivo do projeto em Compartilhar link.

• Cada projeto tem um único link ativo; gerar um novo invalida o anterior.
• A visão é simplificada e não mostra custos, taxas nem margem da ALFA.
• O cliente vê as atividades sob sua responsabilidade e as pendências de validação.

Referência

Status

Projeto

1. Planejamento
2. Em andamento
3. Go-live
4. Encerrado

Também: Em risco, Atrasado e Arquivado.

Natureza do escopo da atividade

Referência

Glossário